- Se till att börja i god tid.
- Sätt upp mål för lokalprojektet.
- Ta fram budget, tidplan och bemanning för lokalprojektet.
- Gör realistiska bedömningar om kostnader och omfattning.
- Ta hjälp så att de påverkbara kostnaderna som hamnar sist i kedjan inte försummas.
- Skilj på projektkostnader och löpande driftkostnader – de är lätta att blanda ihop.
- Ta tidigt beslutet om hur mycket interntid som kan allokeras på flyttprojektet. Produktionsbortfallet kan lätt bli okontrollerbart stort.
- Se den interna tiden som vilken projektkostnad som helst speciellt när man jämför olika konsultkostnader.
- Att välja många olika speciallösningar i inredningen gör det svårare att styra kostnaderna och arvodet för inredningsarkitekten riskerar också att bli större.
- Stäm av löpande att alla delprojekt ligger i fas enligt tidsplan.
tips inför och under flytten
Innan du börjar leta – analysera företagets behov
Ju bättre förberedd du är innan du börjar leta desto smidigare kommer flytten att gå. Alla företag har olika behov och förutsättningar. Lokalen du letar efter ska inte bara passa den verksamhet som du bedriver, den ska också vara en arbetsplats där människor ska trivas. Genom att analysera dina behov innan du börjar leta kan du spara både tid och pengar.
Vad är den vanligaste missen vid flytt?
Den absolut vanligaste fallgropen är att gå in i projektet med inställningen att ”det här bara är en flytt”. Oftast är ett flyttprojekt mer invecklat än att bara anlita en flyttfirma som lyfter över möblerna från en lokal till en annan. Kanske måste det nya kontoret anpassas, eller möbler kompletteras och allt oftast tillkommer det i ett flyttprojekt mer på agendan som kräver upphandling och/eller projektledning. Det finns förmodligen också flera avtal kring stödtjänster som behöver ses över eller sägas upp. Kom också ihåg att även teknik och säkerhet är viktiga delar som dessutom kräver noggrann översyn tidigt i projektet.
Vilka risker är relaterade till en flytt?
De stora riskerna med en flytt när vi ser det i projektform är:
- att projektet inte tar hänsyn till vikten av medarbetarsamverkan med missnöjda medarbetare och utebliven positiv effekt i verksamheten som resultat
- att budget och/eller tidplanen överskrids
- att projektets uppsatta målbild inte uppfylls
Sedan finns självfallet ett antal risker i ett juridiskt perspektiv i och med lokalhyresavtalet och hanteringen av det. Vilka är villkoren för uppsägning och hur ser kraven på hur anpassningen ska utföras ut?
Vad förväntas av hyresgästen vid en avflytt?
Om inget annat är överenskommet så ska all hyresgästens egendom och tillhörigheter bort, dessutom ska lokalerna städas och återställas till ett godtagbart skick med hänsyn till normalt slitage. Men det kan skilja sig från avtal till avtal beroende på vad hyresgästen och – värden har kommit överens om. Exakta förväntningar på vad hyresgästen ska göra med lokalerna när de flyttar finns ofta reglerat i hyresavtalet. Om inte får man försöka komma överens – gör det i god tid för att slippa överraskningar och förseningsavgifter.
Vad kan man ställa för krav på fastighetsvärden?
Hyresvärden ska kunna ge svar och besked i alla frågor som rör lokalen, hyresavtalet och fastigheten och de ansvarar för att lokalen motsvarar vad som är överenskommet i hyresavtalet. De ska även kunna genomföra anpassningar och föra en kontinuerlig dialog med hyresgästen under hyresperioden. Hyresvärden ansvarar också för dialogen med övriga hyresgäster i fastigheten under tiden för anpassningar och inflyttning.
Vad utmärker en effektiv flytt?
Om samtliga medarbetare kan komma till sin nya arbetsplats, i de nya lokalerna, klockan 8:00 på måndag morgon efter flytten och börja veckans arbete utan större störningar, så har med största sannolikhet en effektiv flyttprocess utgjort en stor del i detta. Avgörande faktorer är:
- Planering
- Samordning
- Struktur
- Noggrant utvalda leverantörer och samarbetspartners.
För mer information eller kontakt, besök www.tenantandpartner.com
Källa: objektvision.se